CURSO INTERMEDIO DE MICROSOFT EXCEL
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Excel es un programa de hoja de cálculo diseñado para ser usado en un Ordenador personal. Aunque tiene muchas aplicaciones, Excel se usa principalmente como un paquete de modelos financieros para objetivos como el cálculo de presupuestos, previsiones de movimientos de capital, informes de ventas, y preparar cuentas de resultados. Las ventajas de usar un programa como Excel son fácilmente contrastables si alguna vez ha usado un programa parecido para llevar a cabo operaciones similares de las que aquí se dispone. No sólo le facilita la introducción de información, si no que le permite ahorrar incontables horas calculando y volviendo a calcular la información. Además, le permite obtener respuestas rápidamente a lo que usualmente se llaman cuestionarios tipo "qué pasaría si".
Excel posee tres tipos principales de herramientas para configurar -- Hoja de cálculo, gráficos y bases de datos.
Hoja de Cálculo Una hoja de cálculo se usa para almacenar datos numéricos, cálculos basados en esos datos, así como textos que nos puedan dar información sobre los datos. La información está ordenada en columnas y filas. Las hojas de cálculo se guardan en un libro de trabajo. Un ejemplo de hoja de cálculo podría ser un presupuesto de un departamento de una empresa.
Gráficos Un gráfico se usa para representar gráficamente, valga la redundancia, los datos contenidos en una hoja de cálculo, se puede crear, por ejemplo un gráfico circular para mostrar cómo está distribuido el presupuesto entre las diferentes áreas de gasto.
Base de datos Una base de datos se usa para guardar registros sobre cualquier tema que se desee. Se puede ordenar la información, así como exportarla y manipularla de acuerdo con las necesidades del usuario. Un ejemplo de una base de datos puede ser el listado de los empleados de una compañía, incluyendo nombres, salarios, fecha de nacimiento, etc.
La ventana de la Aplicación Excel incluye los siguientes elementos: Barra de título Muestra el nombre del programa, Microsoft Excel, así como el nombre del libro en uso siempre y cuando se haya guardado previamente. Si el libro no se ha guardado, se identifica con un número (por ejemplo Libro1). La ventana estándar del cuadro de diálogo del menú de controles de Windows y los botones de ajustar tamaño aparecen en los extremos izquierdo y derecho de la barra, respectivamente.
Barra de Menú Muestra los comandos principales del programa.
Barras de Herramientas Estándar/Formato Muestran botones y cuadros para realizar las operaciones más usuales de Excel. Cuando sitúe el puntero del ratón sobre uno de estos botones o recuadros, aparecerá una leyenda al lado del puntero del ratón. Las barras de herramientas Estándar y Formato aparecen de extremo a extremo de forma predeterminada. En su pantalla, sin embargo, una barra de herramientas puede aparecer encima de la otra
Cuadro de nombres Esto identifica la celda activa (descrito posteriormente).
Barra de Fórmulas Muestra el contenido de la celda activa. Sirve, además, para introducir las fórmulas en la hoja de cálculo.
Área de la hoja de Cálculo Esta ventana ocupa la mayor parte de la pantalla y muestra un libro de Excel. Inicialmente, un libro contiene tres hojas, que se guardan en un mismo archivo. Cada hoja de cálculo consiste en una serie de columnas (identificadas por letras: A, B, C, etc.) y una series de filas (identificadas por números: 1, 2, 3, etc.). La intersecciones entre columnas y filas de una hoja se denominan celdas, cada una de las cuales se identifica por las coordenadas columna/fila, o referencia de la celda (por ejemplo, B5). Fíjese que la celda A1 está rodeada por un borde. Este borde identifica a la celda activa (la celda donde se almacenará la información introducida por el teclado).
Barra de Desplazamiento Vertical/Horizontal Se usa para desplazarse por el Área de la hoja de Cálculo vertical u horizontalmente.
Etiqueta de hojas Identifica las diferentes hojas de cálculo de un libro y le permiten moverse de una a otra. Barra de Estado Muestra información útil a medida que usa el programa. El indicador “Listo” que actualmente aparece, le indica que el programa está preparado para que introduzca datos.
Para introducir datos en una celda o cambiar el contenido de ésta, debe seleccionar primero la celda desplazando el Selector de Celda hasta ella. Puede realizarlo tanto con el ratón como con el teclado.
Para cambiar el contenido de una celda, simplemente seleccione la celda y teclee la nueva información. Para introducir nueva información en una hoja de cálculo apriete [INTRO] (para trasladarse seguidamente a la siguiente celda), o apriete cualquiera de las teclas de las [FLECHAS] (para trasladarse a las celdas adyacentes en la dirección que corresponda a la flecha). También puede hacer clic en cualquier otra celda para introducir la información y desplazarse a esa celda.
Los datos de una hoja de cálculo pueden ser de tres tipos: · Etiqueta Entradas formadas sólo por texto (por ejemplo, INGRESOS) o una combinación de texto y números (por ejemplo, Año 1). · Valores Entradas formadas sólo por números, que pueden ser usados para realizar cálculos. · Fórmulas Especifican operaciones que se realizarán en la hoja de cálculo.
Las opciones Deshacer y Rehacer de Excel le permiten deshacer una o más operaciones de edición y devolver a una hoja de cálculo su aspecto previo. Son útiles cuando se da cuenta de que ha borrado accidentalmente la información equivocada o que ha llevado a cabo una operación que ha modificado la hoja de cálculo de forma equivocada.
Para deshacer una operación de edición: � Haga clic en Edición y Deshacer, o en el botón Deshacer de la barra de herramientas estándar.
Para rehacer la operación deshacer previa: � Haga clic en Edición y Rehacer, o haga clic en el botón Rehacer de la Barra de herramientas Estándar.
Las Fórmulas, como se ha mencionado anteriormente, se usan para especificar cálculos que se deben realizar en la hoja de cálculo. Una fórmula consiste en dos elementos: operandos y uno o más operadores. Un operando representa el dato que se usará en el cálculo y puede incluir constantes (por ejemplo, 30 o 1,75) y/o referencias de celdas (por ejemplo, C20); un operador indica la operación que se realizará con los diferentes operandos y puede incluir cualquiera de las siguientes funciones:
^ (Función exponencial) * (Multiplicación) / (División) + (Suma) - (Resta)
Para introducir una fórmula en una hoja de cálculo:
� Seleccione la celda donde deba aparecer la fórmula. � Teclee = (el signo igual). (De este modo se activa la barra de fórmulas.) � Especifique una constante u operador tecleándolo. � Especifique una referencia de celda: � Tecleando las coordenadas de columna/fila (por ejemplo B%), o bien � Posicionándose en ella desplazando el selector de celda. � Haga clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas o apriete la tecla [INTRO]. (Si fuera necesario, puede cancelar la fórmula antes de introducirla haciendo clic en el botón Cancelar de la Barra de Fórmulas o apretando la tecla [ESC].)
Si incluye más de un operador en una fórmula, debería considerar el orden de precedencia de los operadores, esto es, el orden en el que Excel realizará las diferentes operaciones. Considerando las cinco operaciones mencionadas en la página anterior:
Exponentes: Se realiza la primera. Multiplicación o división, se realiza después. Suma o resta, se realizan las últimas.
En el caso de dos operadores con el mismo orden de precedencia (por ejemplo, multiplicación y división) las operaciones se realizarán en orden de izquierda a derecha. De todas formas se puede desactivar el orden de precedencia predeterminado, situando los apropiados operandos y operadores entre paréntesis. Por ejemplo:
3 + 4 / 2 = 5 (3 + 4) / 2 = 3.5 7 * 6 - 2^2 = 38 7 * (6 - 2^2) = 14 7 * (6 - 2)^2 = 112
Sin duda, se habrá dado cuenta de que cuando las entradas son tan largas que no caben dentro del ancho de la celda, éstas quedan cortadas si la celda adyacente está llena. Este problema puede solucionarse fácilmente ajustando el ancho de la columna para poder visualizar correctamente las entradas dentro de esa columna. Existen diferentes métodos para hacerlo.
Para ajustar el ancho de una columna (mediante el sistema de menús): � Seleccione la columna que desee ajustar haciendo clic en el título de columna (del marco de la hoja de cálculo). � Haga clic en Formato, Columna y Ancho, o seleccione la opción Ancho de columna del menú contextual. � En el cuadro de diálogo de Ancho de columna que aparece a continuación, especifique el nuevo ancho. � Haga clic en Aceptar.
Para ajustar el ancho de una columna (mediante el ratón):
� Sitúe el puntero sobre el borde derecho del título de columna (en el marco de la hoja de cálculo). � Arrastre el borde hacia la derecha (para aumentar el ancho) o hacia la izquierda (para estrecharla).
Para ajustar el ancho de una columna (de manera que quepa la entrada más larga en esta columna):
� Seleccione la columna a ajustar. � Seleccione Formato, Columna, Autoajustar a la selección. O � Simplemente haga doble clic en el borde derecho del título de columna.
Para abrir un libro nuevo: � Haga clic en el menú Archivo, Nuevo. � En el cuadro de diálogo Nuevo que aparece haga clic en Aceptar. O � Simplemente haga clic en el botón Nuevo de la Barra de herramientas Estándar.
EJERCICIO
En este ejercicio, introducirá etiquetas, valores y fórmulas en una hoja de cálculo en blanco de este libro.
El Corrector Ortográfico de Excel puede ayudarle a encontrar y corregir palabras mal escritas en una hoja de cálculo.
Para utilizar el Corrector Ortográfico: � Para revisar sólo una parte de la hoja de cálculo, seleccione las celdas apropiadas; o Para seleccionar la hoja de cálculo entera, seleccione cualquier celda. � Seleccione el menú Herramientas, comando Ortografía o haga clic en el botón Ortografía de la Barra de Herramientas Estándar. � En el cuadro de diálogo Ortografía, el cual aparece a continuación, seleccione la opción apropiada cuando sea localizado un posible error:
� Omitir- Se salta la entrada marcada como error. � Omitir todas – Se salta todas las apariciones de una entrada marcada como error y omitida. � Cambiar – Sustituye la entrada marcada como error por la solución alternativa que se haya seleccionado o escrito. � Cambiar todas – Sustituye todas las apariciones sucesivas de un error con la palabra alternativa que previamente se escribió o seleccionó. � Agregar – Se salta la corrección de la palabra errónea y agrega la entrada al diccionario especificado. � Autocorrección – sustituye la entrada errónea con una entrada o palabra alternativa que Ud. haya seleccionado o escrito y agrega la entrada o palabra al diccionario Autocorrección. � Eliminar—Elimina la entrada o palabra errónea. (Esta opción sólo aparecerá disponible cuando el programa halle una entrada repetida.)
Con la opción de Autollenado de Excel, puede introducir una serie de números, datos o fórmulas en un rango (grupo de celdas contiguas) automáticamente. El programa determina las series según los contenidos de la primera o primeras celdas del rango. Por ejemplo, la simple entrada “Enero” formaría la serie “Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, “ etc. Mientras que las entradas “10” y “20” formarían la serie “10, 20, 30, 40, 50,” etc. Simplemente, la fórmula se copia en las celdas adyacentes con las coordenadas columna/fila ajustadas para reflejar la columna/fila en que aparecen las nuevas fórmulas.
Usar Autollenado: � Introduzca la primera entrada o entradas en la serie y a continuación seleccione la/s celda/s en que deba aparecer la información. � Arrastre el controlador de relleno (la esquina inferior derecha de la selección) y extienda la selección hasta que se incluya todo el rango en el que debe aparecer la serie.
NOTA
Un rango quedará definido por su primera y última celda separadas por dos puntos (:).Por ejemplo, el rango horizontal que va de la celda A1 hasta la E1 se identificará como A1:E1, el rango vertical que va de la celda A1 a la A10 se identificará como A1:A10, y el rango horizontal y vertical que va de la celda A1 a la E 10 se identificará como A1:E10
EJERCICIO 1. Asegúrese de que todos los libros de trabajo están cerrados. A continuación, abra un libro llamado Costes laborales 1.xls.
También puede copiar una entrada de celda en cualquier lugar de la hoja de cálculo mediante el procedimiento estándar de Windows copiar y pegar o mediante el procedimiento de arrastrar y soltar
Para copiar una o más entradas de celdas (mediante el procedimiento cortar y pegar): � Seleccione la celda o celdas que contenga la entrada o entradas que quiera copiar. � Haga clic en el menú Edición, Copiar, o haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas estándar. (De este modo se coloca una copia de la información seleccionada en el portapapeles de Windows, un área intermedia de almacenaje.) � Seleccione la celda o celdas donde quiera que aparezca la información copiada. � Haga clic en el menú Edición, Pegar, o haga clic en el botón Pegar de la barra de herramientas estándar. (De este modo colocará la información del portapapeles en la celda o celdas seleccionadas.)
Para copiar una o más entradas de celda (mediante el método arrastrar y soltar): � Seleccione la/s celda/s que contenga/n la/s entrada/s que quiera copiar. � Sitúe el puntero en el borde de la selección. A continuación, apriete y mantenga apretado tanto el botón del ratón como la tecla [CTRL]. � Arrastre el puntero del ratón a la nueva situación (la primera celda del rango si está copiadomás de una entrada). A continuación, suelte el botón del ratón y la tecla [CTRL].
EJERCICIO 1. Asegúrese de que Costes Laborales #1.xls todavía está abierto.
También se pueden desplazar las entradas de celda de un lugar a otro de la hoja de cálculo tanto por el procedimiento estándar de Windows cortar y pegar como por el procedimiento de arrastrar y soltar
Para desplazar una o más entradas de celdas (mediante el procedimiento copiar y pegar): � Seleccione la celda o celdas que contengan las entradas que quiere desplazar. � Haga clic en el menú Edición, Cortar , o haga clic en el botón Cortar de la Barra de herramientas Estándar. (De este modo se coloca la información seleccionada en el portapapeles de Windows.) � Seleccione la celda o celdas donde quiera que aparezca la información. � Haga clic en el menú Edición, Pegar , o haga clic en el botón Pegar de la Barra de herramientas Estándar. (De este modo se traslada la información del portapapeles a la celda o celdas seleccionadas. También borra la información de la celda donde estaba en un inicio.)
Para desplazar una o más entradas de celda (mediante el procedimiento arrastrar y soltar): � Seleccione la celda o celdas que contengan la entrada o entradas que quiera mover. � Sitúe el puntero del ratón sobre el borde de la selección. A continuación, apriete y mantenga apretado el botón del ratón. � Arrastre el puntero del ratón a la nueva situación (la primera celda del rango si quiere mover más de una entrada). A continuación, suelte el botón del ratón.
A menudo, puede necesitar borrar las entradas de varias celdas adyacentes. El método más fácil para hacerlo es seleccionando el rango en el que estén las entradas y apretar [SUPR]. De este modo se eliminan los contenidos de las celdas pero se mantiene cualquier tipo de formato que se hubiera aplicado en ellas.
Si fuera necesario, puede borrar tanto los contenidos como el formato de las celdas, o eliminar únicamente el formato y mantener los contenidos.
Para borrar los contenidos y el formato de una o más celdas:
� Seleccione la celda o celdas que quiere vaciar. � Haga clic en el menú Edición, Borrar, Todo.
Para borrar sólo el formato de una o más celdas:
� Seleccione la celda o celdas que quiera vaciar. � Haga clic en el menú Edición, Borrar, Formatos.
La opción Autosuma de Excel le permite calcular rápidamente el total de la suma de las entradas de una fila o columna.
Para usar Autosuma: � Seleccione la celda en la que tenga que aparecer el total de la suma (debería ser la celda situada justo a la derecha de las entradas de la fila que se han de sumar, o justo debajo de las entradas de la columna que se han de sumar). � Haga doble clic en el botón Autosuma.
Para insertar una o más filas/columnas en una hoja de cálculo: � Seleccione el área en la que quiera insertar columnas o filas (arrastrando el puntero del ratón sobre la fila o sobre el título de columnas en el marco de la hoja de cálculo). � Haga clic en Insertar y Filas o Insertar y Columnas, o seleccione la opción Insertar del menú contextual.
Para eliminar una o más filas/columnas de una hoja de cálculo:
Seleccione las filas o columnas a eliminar. Seleccione del menú Edición el comando Eliminar o mediante la opción Eliminar del menú contextual.
Para insertar un rango de celdas en una hoja de cálculo: � Seleccione el área en la que el rengo será insertado. � Del menú Insertar, seleccione el comando Celdas o seleccione la opción Insertar del menú contextual. � En el cuadro de diálogo Insertar, que aparece a continuación, especifique la dirección en la cual los datos existentes serán intercambiados. � Haga clic en el botón Aceptar.
Para eliminar un rango de celdas de una hoja de cálculo: � Seleccione el rango a eliminar. � Del menú Edición, seleccione el comando Eliminar o seleccione la opción Eliminar del menú contextual. � En el cuadro de diálogo Eliminar, que aparece a continuación, especifique la dirección en la que los datos sobrantes serán ubicados. � Haga clic en el botón Aceptar.
EJERCICIO
Como sabe, puede editar una entrada de celda escribiendo simplemente la información y apretando la tecla [INTRO] (o una de las flechas). Por supuesto, de este modo se reemplaza el contenido anterior de la celda.
Sin embargo, habrá veces que querra editar parcialmente los contenidos de una celda particular -- por ejemplo, añadir o borrar uno o más caracteres. Esto puede realizarse seleccionando Modo de Edición, lo que le permite mover el punto de inserción dentro de la entrada y hacer los cambios necesarios.
Seleccionar Modo de Edición: � Seleccione la celda en la que quiera hacer el cambio y apriete [F2] o � Haga doble clic en la celda que quiere cambiar.
El método para aumentar o disminuir la altura de una fila es similar al de ajustar el ancho de una columna.
Para ajustar el alto de una fila (mediante el sistema de menús): � Seleccione la fila que quiere ajustar haciendo clic en el título de la fila (en el marco de la hoja de cálculo). � Haga clic en el menú Formato, Fila, Alto , o seleccione la opción Alto de fila en el menú contextual. � Especifique el nuevo alto en el cuadro de diálogo de Alto de Fila que aparece a continuación. � Haga clic en Aceptar.
Para ajustar el alto de fila (utilizando el ratón): � Sitúe el puntero sobre el borde inferior (línea horizontal) del título de la fila (en el marco de la hoja de cálculo). � Arrastre el borde hacia abajo (para aumentar el alto) o hacia arriba (para disminuir el alto).
Para ajustar el alto de fila (para adaptarlo a la entrada más alta de la columna):
� Seleccione la fila a ajustar. � Seleccione del menú Formato, Fila, comando Autoajustar. O � Simplemente haga doble clic en el borde inferior del título de la fila
Puede establecer el mismo alto en varias filas simultáneamente seleccionando primero las filas y ajustando a continuación el alto en cualquiera de ellas. Para seleccionar filas adyacentes, arrastre el puntero del ratón sobre los títulos de la fila de títulos. Para seleccionar filas que no sean adyacentes, haga clic en el título de la fila de cada una de ellas mientras mantiene apretada la tecla [CTRL]. Para seleccionar la hoja de cálculo entera, pulse [CTRL]+ [A].
Las etiquetas, por defecto, se alinean a la izquierda de la celda mientras que los valores se alinean a la derecha. Sin embargo, se puede cambiar la alineación por defecto en una sola celda o en un rango de celdas fácilmente, para ello deberá usar el botón de Alineación adecuado de la Barra de herramientas de Formato
Establecer la fuente de una o más entradas de celda: � Seleccione la celda o celdas que contengan entradas que quiera cambiar. � Haga clic en el comando Formato de celdas , o seleccione la opción Formato Celdas en el menú contextual. � Seleccione nuevas opciones de fuente en el panel de Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas que aparece a continuación. � Haga clic en Aceptar.
Otra alternativa es usar los distintos botones y recuadros de la Barra de herramientas de Formato para establecer el formato. Por ejemplo, los recuadros de Fuente y Tamaño de fuente le permiten seleccionar una fuente nueva y un tamaño de fuente nuevo respectivamente, mientras que los botones Negrita, Cursiva y Subrayado le permiten aplicar las correspondientes características a las entradas.
EJERCICIO
Practicar con el libro “ventas 1” los 4 puntos anteriores
Excel asigna el formato numérico apropiado a una cantidad si usted incluye un símbolo numérico (por ejemplo, el símbolo de dolar o coma) al introducir la entrada. Sin embargo, a las cantidades introducidas sin símbolo numérico se les asigna por defecto el formato General.
Para establecer el formato numérico de una o más entradas de celda: � Seleccione la celda o celdas que contengan entradas a las que quiera aplicar el formato numérico. � Haga clic en el menú Formato de Celdas , o seleccione la opción Formato de Celdas en el menú contextual. � En el panel de Número del cuadro de diálogo de Formato de Celdas que aparece a continuación, seleccione el nuevo formato numérico. � Haga clic en Aceptar.
Otra alternativa, es usar los botones Estilo moneda, Estilo porcentual y Estilo millares de la Barra de herramientas de Formato para aplicar los formatos numéricos correspondientes.
NOTA Los botones Aumentar Decimales, y disminuir Decimales (a la derecha de los botones superiores) pueden usarse para añadir o eliminar lugares de decimales a una entrada.
EJERCICIO En este ejercicio, establecerá el formato numérico en entradas de una hoja de cálculo.
Los Bordes pueden añadir interés visual a una hoja de cálculo asi como facilitar la lectura de los datos y su comprensión. Por otro lado, el Sombreado, puede ayudar a recalcar los datos importantes.
Para añadir un borde a una hoja de cálculo: � Seleccione el rango alrededor del que quiere un borde. � Haga clic en el menú Formato, Celdas, o seleccione la opción Formato Celdas en el menú contextual. � En el panel Borde del cuadro de diálogo de Formato de Celdas que aparece a continuación, seleccione la posición del borde y el estilo que quiera. � Haga clic en Aceptar.
Otra alternativa, es usar el botón de Bordes de la Barra de herramientas de Formato para añadir un borde en una hoja de cálculo.
Para añadir sombreado a una hoja de cálculo:
� Seleccione la celda o celdas en las que quiere añadir el sombreado. � Haga clic en el menú Formato, Celdas, o seleccione la opción Formato Celdas en el menú contextual. � En el panel Tramas del cuadro de diálogo Formato de Celdas que aparece a continuación, seleccione el color y la trama que desee. � Haga clic en Aceptar.
El procedimiento anterior le permite aplicar tanto un color como una trama cuando aplica sombreado a las celdas. Si sólo quiere aplicar color, puede hacerlo usando el botón Color de relleno de la Barra de herramientas de Formato para añadir sombreado a las celdas.
Excel proporciona varios formatos de hoja de cálculo predefinidos, a los que se puede acceder a través del comando Formato, Autoformato. Seleccionando este comando se visualiza el cuadro de diálogo que se ilustra a continuación. Fíjese que el formato seleccionado se visualiza en el recuadro Muestra.
A las opciones de configurar página para imprimir una hoja de cálculo se accede a través del comando Archivo y Configurar página. Una vez seleccionado este comando se visualiza el siguiente cuadro de diálogo:
Página Este panel contiene opciones para definir características de la página, tales como orientación (vertical u horizontal), tamaño del papel y calidad de impresión. También incluye una opción para Ajustar, que puede usarse para disminuir automáticamente la fuente, si fuera necesario, para asegurar que la hoja de cálculo se imprima en un número de hojas específico.
Márgenes Este panel contiene opciones para establecer los distintos márgenes.
Encabezado y pie de página Este panel incluye opciones para incluir un encabezado y/o pie en cada página.
Hoja Este panel contiene opciones para imprimir un área específica de la hoja de cálculo, así como opciones para especificar si la división de líneas y el marco de la hoja de cálculo (títulos de filas y columnas) han de aparecer en la impresión.
Excel le permite hacer una vista preliminar de la hoja de cálculo para ver como quedará la impresión antes de empezar la operación de impresión. Mientras está en la Vista preliminar puede hacer todos los ajustes necesarios en la disposición de la hoja de cálculo, ahorrando así tiempo y papel.
Para hacer una vista preliminar de una hoja de cálculo: � Haga clic en el comando Archivo, Vista preliminar, o haga clic en el botón Vista preliminar de la Barra de herramientas Estándar. � Una vez en vista preliminar: � Utilice los botones Siguiente y Anterior para visualizar la página siguiente o anterior respectivamente. � Use el botón Márgenes para ajustar los márgenes superior, inferior, derecho, izquierdo, encabezado y/o pie de página. � Use el botón Configurar para visualizar el cuadro de diálogo Configurar página � Use el botón Saltos de página para ajustar el salto de página horizontal y/o vertical.
Hasta ahora ha impreso todas las entradas de la hoja de cálculo al llevar a cabo una operación de impresión. Si fuera necesario, puede imprimir únicamente entradas seleccionadas de la hoja de cálculo definiendo un área de impresión.
Para definir un área de impresión: � Seleccione el rango o rangos donde estén las entradas. Para incluir varios rangos en el área de impresión pulse y mantenga apretada la tecla [CTRL] mientras selecciona cada bloque.
� Haga clic en el comando Archivo, Área de impresión, Establecer Área de impresión.
Para cancelar un área de impresión:
� Haga clic en comando Archivo, Área de impresión, Borrar Área de Impresión.
Una función es un tipo de fórmula especial que produce resultados o un resultado específico. Excel tiene más de 300 funciones disponibles que se pueden usar en cualquier hoja de cálculo y que permiten llevar a cabo cálculos que, sin ellas, serían muy difíciles, sino imposibles. Estas funciones se dividen en varias categorías, que incluyen:
Matemáticas y Trigonométricas Esta categoría contiene funciones para calcular totales, raíces cuadradas, logaritmos, tangentes, etc.
Estadísticas Esta categoría contiene funciones para calcular medias, máximos, mínimos, varianzas, etc.
Financieras Esta categoría incluye funciones para calcular devoluciones de préstamos, rentabilidades, amortizaciones, etc.
Fecha y Hora Esta categoría contiene funciones para calcular el número de días en un intervalo de días específico, o el número de horas en un intervalo de tiempo específico, etc.
Todas las funciones constan de dos elementos: el nombre de la función y una lista de argumentos. El nombre de la función es simplemente el nombre asignado a la función (por ejemplo SUMA). La lista de argumentos normalmente incluye uno o más operandos (argumentos) entre paréntesis, de los que la función calcula el resultado.
Dependiendo de la función de la que se trate, un argumento puede ser numérico o un texto constante, la referencia de una única celda o varias referencias de celdas (por ejemplo, un rango).
Teniendo en cuenta que una función es una fórmula, ésta debe estar precedida por el signo igual (=) tal como se muestra a continuación:
=NOMBRE DE FUNCIÓN (ARGUMENTO) O =NOMBRE DE FUNCIÓN (ARGUMENTO1, ARGUMENTO2,...)
La función PROMEDIO calcula la media aritmética (valor medio) de su lista de argumentos, que, como en la función SUMA, puede incluir constantes y/o referencias de celdas.
EJERCICIO
Las funciones de MAX y MIN calculan el valor máximo y mínimo de su lista de argumentos respectivamente, de nuevo, ésta puede constar de constantes numéricas y/o referencias de celdas.
EJERCICIO En este ejercicio, usará las funciones de MAX y MIN para calcular el máximo y mínimo deL LIBRO “PRESUPUESTOS TRIMESTRALES”
1. Seleccione la celda B12. 2. Escriba: =MAX(B4:B9) Teclee [INTRO]. 3. Asegúrese de que el puntero está colocado en la celda B13. Escriba: =MIN(B4:B9) Teclee [INTRO]. 4. Usando Autollenado, copie las funciones MAX y MIN en las celdas adyacentes 5. Guarde y cierre el libro.
La función CONTAR calcula el número de entradas en su lista de argumentos que representen valores. Por ejemplo, si el rango A1:A6 incluye tres celdas conteniendo números o fechas, la función =CONTAR (A1:A6) resultará 3.
EJERCICIO
En este ejercicio, usará la función CONTAR para calcular el número de empleados listados en una hoja de cálculo.
El Botón de la Función Pegar de la barra de herramientas estándar proporciona un método alternativo para introducir una función.
EJERCICIO
Introducción Imagine que trabaja en el departamento de ventas de una fábrica de helados. Su empresa está estudiando la introducción de un nuevo sabor, piña coco y ha encargado un estudio de mercado. Uno de sus compañeros, que no ha asistido al curso de Excel ha empezado una hoja de cálculo para presentar la información y le ha pasado su trabajo. Dicha hoja de cálculo es la siguiente:
Tiene que hacer una proyección de un periodo de cinco años para analizar la viabilidad del proyecto.
Paso 1 Copia la hoja de cálculo anterior y guárdala con el nombre “proyección de ventas”
Paso 2 Aumente el ancho de la columna A de manera que se lean todas las etiquetas enteras. Aumente el alto de la fila 3. Aumente el tamaño de fuente del título de la hoja de cálculo (en la celda A1). Aplique negrita y centre la entrada de la celda B3. Añada sombreado a la celda B13.
Paso 3 Edite la entrada de la celda A1 de manera que se lea PROYECCIÓN DE VENTAS – Piña coco. Introduzca títulos de columnas en el rango C3:F3. (Dichos títulos deberán ser AÑO 2, AÑO 3, etc.)
Paso 4 Se preve que el volumen de ventas aumente un 10% por año. En la celda C4, introduzca la fórmula =B4*1.1. Copie la fórmula anterior en las celdas correspondientes. Guarde el libro.
Paso 5 Espera aumentar 1 Euro al año el coste de producción. En la celda C5, introduzca una fórmula para añadir 1 al valor de la celda B5 (=B5+1). Copie la fórmula anterior en las celdas correspondientes.
Paso 6 La fórmula para los ingresos será, por supuesto, la misma para todos los años. Copie esta fórmula en las celdas correspondientes.
Paso 7 Inserte una fila encima de la que ahora es la fila 7. En la celda A7 de la nueva fila, introduzca la etiqueta COSTE UNITARIO: sangre las etiquetas del rango A8:A10 (MATERIA PRIMA, TRABAJO y OTROS). Puede sangrar una entrada rápidamente seleccionando ésta y haciendo clic en el botón Aumentar sangría (a la izquierda de el botón de Bordes) de la Barra de herramientas de Formato.
Paso 8 La previsión del coste unitario en el periodo de cinco años es tal como se indica a continuación. Introduzca estos datos en la hoja de cálculo. AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 MATERIA PRIMA 6 6.3 6.3 6.5 6.5 MANO DE OBRA 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 OTROS 2 2.2 2.2 2.4 2.4
Paso 9 Se espera que los gastos indirectos permanezcan igual durante los cinco años. Copie esta cantidad en las celdas correspondientes.
Paso 10 Las fórmulas para coste de producción, coste total y beneficio bruto son las mismas para los cinco años. Copie estas fórmulas en las celdas correspondientes.
Paso 11 Calcule el beneficio bruto como un porcentaje del coste total, tal como se indica a continuación: a) En la celda A15, introduzca la etiqueta BENEFICIO %. b) En la celda B15, introduzca la fórmula =B14/B13. De formato a la celda B15 de manera que la entrada aparezca en modo porcentual con 1 espacio para decimales. Copie la fórmula anterior en las celdas correspondientes. Guarde el libro de nuevo.
Paso 12 Su hoja de cálculo está ahora completa, pero todavía se puede mejorar la presentación. Use las opciones de formato disponibles para mejorar la presentación de los datos numéricos. Use otras opciones de formato disponibles para llevar a cabo más mejoras (por ejemplo, establezca una fuente nueva, añada bordes y sombreado, etc.).
Paso 13 Establezca opciones de impresión a su elección (por ejemplo, añada un encabezado y/o pie de página, centre los datos horizontalmente, etc. )
Haga vista preliminar y compruebe el resultado
Paso 14 Guarde el libro otra vez y ciérrelo.
SOLUCIÓN
El dispositivo de búsqueda de Excel puede ser utilizado para buscar y encontrar todas las ubicaciones en las que una entrada tenga lugar, esto es un método alternativo para navegar en una hoja de cálculo.
Para hallar una entrada concreta en una hoja de cálculo: � Para buscar solo en una parte de la hoja de cálculo, seleccione las celdas apropiadas o, Para buscar por toda la hoja de cálculo, seleccione cualquier celda. En este caso, la búsqueda empezará con la celda actual. Cuando se haya alcanzado el final de la hoja de cálculo. La búsqueda continúa al principio de la hoja de cálculo. � Del menú Edición, seleccione el comando Buscar. � En el cuadro de diálogo Buscar, que aparece a continuación, introduzca el carácter a buscar (la entrada a localizar). � Opcionalmente seleccione cualquiera de las opciones de búsqueda necesarias. Por ejemplo: · Para buscar solamente una coincidencia, seleccione la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas. (Si esta opción no se halla seleccionada, el programa encontrará cualquier aparición de la palabra a buscar sin tener en cuenta si está en mayúsculas o minúsculas. Por ejemplo, la palabra “ventas”, será considerada igual que “Ventas “ o que “VENTAS”, etc.) · Para buscar una entrada, completa y única, seleccione la opción Buscar solo celdas completas. (Si ésta opción no se halla seleccionada, el programa encontrará cualquier aparición de la palabra en cuestión. Por ejemplo, considerará como apariciones de la palabra “vela” palabras que contengan la misma en cualquier combinación, así ocurriría con las palabras “velatorio”, “revela”, “novela” o “nivelar”). · Para realizar la búsqueda columna por columna (en vez de fila por fila, que es la opción configurada). Expanda el recuadro Buscar y seleccione la opción Por columnas.
� Haga clic en el botón Buscar siguiente para desplazar el selector de celda a la primera celda que contenga el carácter a buscar. Continúe haciendo clic en ese botón para desplazarse hasta la próxima aparición de la palabra. � Para cerrar el cuadro de diálogo en cualquier momento, haga clic en el botón Cerrar.
El dispositivo de Excel Reemplazar le permite buscar una entrada en concreto y reemplazarla por otra. La operación puede ser realizada en la base de una búsqueda, bien palabra por palabra, o bien, puede ser realizada simultáneamente en todas las apariciones de la entrada especificada.
Para buscar y reemplazar una entrada específica en una hoja de cálculo: � Para realizar la búsqueda en solo una parte de la hoja de cálculo, seleccione las celdas apropiadas, o, Para realizar la búsqueda en toda la hoja de cálculo, seleccione cualquier celda. � Del menú Edición, seleccione el comando Reemplazar.
� En el cuadro de diálogo Reemplazar, que aparece a continuación, introduzca el carácter a buscar y el carácter a ser sustituido. � Opcionalmente, seleccione cualquiera opción de búsqueda necesarias. � Haga clic en el botón Buscar siguiente para desplazar el selector de celda a la primera celda que contenga el carácter a buscar. Para sustituir tal aparición, haga clic en el botón Reemplazar. Repita este paso para todas las demás apariciones del carácter, o bien, haga clic en el botón Reemplazar todos para sustituir automáticamente todas las apariciones del carácter a buscar. � Para cerrar el cuadro de diálogo en cualquier momento, haga clic en el botón Cerrar.
NOTA También puede utilizar el dispositivo Reemplazar para eliminar cualquier entrada en concreto. Simplemente introduzca el carácter a buscar en el cuadro de diálogo Buscar y deje vacío el recuadro Reemplazar con.
Un estilo es un conjunto de especificaciones de formato. Cuando un estilo particular es aplicado a las entradas de una hoja de cálculo, esas entradas son automáticamente sometidas a un formato que concuerda con la definición de estilo, ahorrándole el tiempo que emplearía en aplicar dicho formato manualmente.
Para crear un nuevo estilo: � Del menú Formato seleccione el comando Estilo. � En el cuadro de diálogo Estilo, que aparece a continuación, introduzca el nombre del estilo. � Haga clic en el botón Modificar. � En los diferentes paneles del cuadro de diálogo Formato de celdas que aparece a continuación, establezca las opciones de formato apropiadas; luego haga clic en el botón Aceptar para volver al cuadro de diálogo Estilo. � Si deseara excluir un formato característico en particular (por ejemplo, formato numérico o de fuente) de la definición del estilo, deje vacía la casilla de verificación (activación) de esa característica. � Para completar la definición de estilo y aplicar el nuevo estilo a la celda o celdas seleccionadas actualmente, haga clic en el botón Aceptar, o bien, para completar la definición de estilo y cerrar simplemente el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Agregar y luego en el botón Cerrar.
NOTAS 1. También puede crear un estilo que incluya las características de formato de datos que ya existían antes. Para realizar esto, seleccione cualquier entrada con el formato deseado y seleccione el comando Estilo del menú Formato. Introduzca un nombre para el estilo en el cuadro de diálogo Estilo y luego haga clic en el botón Agregar, seguido del botón Cerrar. 2. Cuando crea un nuevo estilo, ese estilo está normalmente disponible solo en el libro en el que fue definido. Sin embargo, puede copiar estilos desde un libro a otro. Para realizar esto, abra el libro que contenga los estilos a copiar, abra el libro en el cual los estilos serán aplicados y seleccione del menú Formato el comando Estilo. Haga clic en el botón Combinar en el cuadro de diálogo Estilo, seleccione el libro apropiado (el que contenga los estilos a ser copiados) en el cuadro de diálogo Combinar estilos y luego haga clic en el botón Aceptar para volver al cuadro de diálogo Estilo.
Para aplicar un nuevo estilo: � Seleccione la entrada o entradas en las cuales se va a aplicar. � Del menú Formato, seleccione el comando Estilo. � En el cuadro de diálogo Estilo, expanda el recuadro Nombre de estilo y seleccione el estilo deseado. � Haga clic en el botón Aceptar.
EJERCICIO
Una plantilla es un modelo prediseñado en el que se basan otros libros. Además de especificaciones de formato, una plantilla puede incluir texto, gráficos y estilos personalizados.
Excel le provee de un número de plantillas para crear facturas, ordenes de encargo, etc.
Para basar un nuevo libro en una plantilla (otra diferente de la predeterminada por el sistema): � Del menú Archivo, seleccione el comando Nuevo. � En el panel Soluciones de hoja de cálculo, del cuadro de diálogo Nuevo, el cual aparece después, seleccione la plantilla deseada. � Haga clic en el botón Aceptar.
También puede crear sus plantillas personalizadas. Para hacer esto, abra un nuevo libro (con el botón Nuevo), introduzca cualquier información que vaya a aparecer y aplique el formato necesario para esa información. También puede insertar imágenes gráficas y /o definir un estilo personalizado que desee incluir. Cuando haya acabado, haga clic en el botón Guardar y seleccione la opción Plantilla del recuadro Guardar como tipo, del cuadro de diálogo Guardar como.
Se presume que se encuentra familiarizado con los botones de alineación (Alineación Izquierda, Centrada y Derecha) de la Barra he Herramientas Formato, la cual le provee de métodos de acceso directo para alinear horizontalmente las entradas de las celdas.
El comando Formato de celdas (o la opción Formato de celdas del menú contextual) le provee de algunas opciones adicionales para controlar la alineación de las entradas en una hoja de cálculo. Seleccionando ese comando, se abre el siguiente cuadro de diálogo:
Percátese de las siguientes opciones del cuadro de diálogo precedente: Alineación de texto Las opciones que hay debajo de ese título le permiten alinear de modo horizontal o vertical una entrada, en relación con el ancho de columna y el alto de fila respectivamente. (La opción Horizontal es una alternativa a los botones de alineación mencionados anteriormente.)
Orientación Las opciones incluidas en este título le permiten ver una entrada verticalmente o hacer que esa entrada rote un determinado número de grados.
Ajustar texto Esta opción le permite ajustar varias líneas de texto en una sola celda.
Reducir hasta ajustar Esta opción le permite ajustar una entrada de forma que aparezca en su totalidad en una sola celda.
Combinar celdas Esta opción le permite combinar dos o más celdas en una sola.
Dos métodos complementarios para realinear entradas son los botones Aumentar Sangría y Disminuir Sangría de la Barra de Herramientas Formato. Haciendo clic en el botón Aumentar sangría, el texto es sangrado desde el extremo izquierdo de la celda, haciendo clic en el botón Disminuir sangría, se cancela la operación anterior de sangrado.
También puede combinar dos o más celdas y central horizontalmente la entrada ubicada más a la izquierda, si es que hay alguna, utilizando el botón Combinar y centrar de la Barra de Herramientas Formato.
Probablemente se haya fijado en cómo cambian las referencias de celda cuando se copia una fórmula. La fórmula =A1+B1 en la celda C1, por ejemplo, normalmente se presenta como =A2+B2 cuando se copia en la celda C2, como =A3+B3 cuando se copia en la celda C3, y así sucesivamente. A1 y B1, en este caso, reciben el nombre de referencias de celda relativas ya que las coordenadas de las columnas y filas varían según la columna o fila en qué aparece la fórmula. Sin embargo, puede darse el caso en que no quiera que la coordenada de la columna y/o fila de una referencia de celda cambie cuando copia la fórmula.
Para "anclar" una celda, debe cambiar su referencia de relativa a absoluta al mismo tiempo que crea o edita una fórmula en la que aparezca la referencia de esta celda. Para ello: � Teclee el signo del dólar ($) antes de cada coordenada (por ejemplo, $C$3); � Pulse la tecla [F4]
EJERCICIO
En ocasiones necesitará que la referencia de celda sea parcialmente absoluta; hay dos posibilidades: � La coordenada de la columna deberá ser absoluta, mientras que la coordenada de la fila deberá permanecer relativa. � La coordenada de la fila deberá ser absoluta, mientras que la coordenada de la columna deberá permanecer relativa.
Puede especificar una referencia de celda absoluta de cualquiera de las siguientes formas: � Escribiendo el signo del dólar ($) antes de la coordenada correspondiente; o � Apretando la tecla [F4] por segunda o tercera vez.
Al apretar la tecla [F4], se marca de forma cíclica una referencia relativa siguiendo las siguientes combinaciones: $A$1 (columna y fila absoluta) A$1 (columna relativa, fila absoluta) $A1 (columna absoluta, fila relativa) A1 (columna y fila relativas)
Aclaración del ejercicio 13: Fíjese que la primera tabla del libro contiene entradas en dólares americanos. Se han de calcular dichas entradas en dólares australianos con el valor de cambio que varia cada mes. Para calcular los INGRESOS de enero introducirá una fórmula en la celda B16 que multiplique el valor de la celda B8 por el valor del cambio de la celda B15. Al copiar la fórmula a lo largo de la columna, el valor del cambio deberá permanecer constante ya que no varía durante el mes. Sin embargo, al copiar la fórmula a lo largo de la fila, el valor del cambio de moneda deberá cambiar ya que varía de mes en mes. Por lo tanto, la referencia de la celda B15 deberá ser B$15 de manera que permita variar la coordenada de la columna mientras que la coordenada de la fila permanece constante.
La función PAGO se usa para calcular la cantidad que se ha de pagar por la devolución de un préstamo teniendo la cantidad principal, el interés y el número total de plazos.
La sintaxis de la función PAGO es la siguiente: =PAGO(Interés_%;No_de_Pagos;Principal)
Los tres argumentos (Interés_%, No_de_Pagos y Principal) pueden ser constantes numéricas, referencia a celdas o el nombre de un rango de celdas que contenga constantes numéricas (el pago será un valor negativo ya que es una salida de dinero).
EJERCICIO En este ejercicio, usará la función PAGO para calcular la devolución mensual de un préstamo de 90.000 €. a 25 años con un interés anual del 9%.
Asegúrese de que todos los libros están cerrados. A continuación abra un libro nuevo
La función VF se usan para calcular el valor futuro de una inversión teniendo la cantidad de cada pago, el interés y el número total de pagos.
La sintaxis de la función VF es la siguiente:
=VF(Interés_%;No_de_Pagos;Pago)
Los tres argumentos (Interés_%, No_de_Pagos y Pago) pueden ser constantes numéricas, referencia a celda o nombre de un rango de celdas que contenga una constante numérica. (El pago será un valor negativo ya que es una salida de dinero).
EJERCICIO En este ejercicio, usará la función VF para calcular el valor futuro de una inversión de 450 €. al mes durante 15 años a un interés anual del 7%.
Asegúrese de que Finanzas 1.xls todavía está abierto.
SI es una de las funciones lógicas de Excel. Se usa para comprobar una condición concreta y recuperar una de dos entradas dependiendo de que el resultado de la prueba sea verdadero o falso. La sintaxis de la función SI es la siguiente:
SI(Condición; Resultado _Verdadero; Resultado _ Falso)
Los argumentos Resultado Verdadero / Resultado Falso pueden ser un texto, constantes numéricas, la referencia o el nombre de un rango de celdas o una fórmula. El argumento de la Condición puede ser cualquier hipótesis y puede contener cualquiera de los siguientes operadores comparativos:
EJERCICIO
3. Introducirá una función SI que determine si la asignación total del presupuesto es igual al 100% o no. Si la asignación sobrepasa o no llega a esta cantidad la función mostrará un mensaje de error.
En la última subsección ha usado la función SI para recuperar uno de dos mensajes. Combinando funciones SI, puede establecer una hipótesis que recupere uno de varios mensajes, tal como verá en el próximo ejercicio.
EJERCICIO
3. Empezará introduciendo una función SI que determine si hay o no beneficios. Si hay beneficios, la función introducirá una fórmula para calcular los impuestos. Seguidamente, introducirá una función SI que visualice el mensaje de beneficios o pérdidas apropiado.
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